PROGRESS PA

“ Aplikasi Penjualan Tunai dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Crystal Report pada Golf Driving Range Cilandak, Jakarta “

Fase 1

Pengenalan

a. Masalah

Aktivitas utama yang terjadi pada GDR Cilandak adalah berasal dari transaksi penjualan sewa bola baik untuk yang di teebox, green maupun bunker. Selain itu GDRC menyewakan Club house untuk acara resepsi pernikahan atau khitanan. Namun, untuk penyewaan tsb tidak dapat diprediksikan. Jadi secara continuetas yang merupakan aktivitas utama dari perusahaan tersebut adalah penjualan sewa bola. Sistem yang berjalan saat ini masih manual, dimana setiap terjadi transaksi harus dicatat ke dalam buku. Dan setiap pergantian shift, petugas kasir akan menyerahkan laporan pendapatan yang diterima selama satu shift jaga tersebut kepada managemen. Selain sistem yang terbilang manual, perusahaan ini juga menerapkan sistem tiket, dimana setiap terjadi transaksi penjualan, kasir akan memberikan tiket sewa bola yang nominalnya sesuai dengan permintaan customer. Tiket tersebut nantinya akan diserahkan kepada caddy untuk ditukar dengan sejumlah bola. Selembar tiketnya ada yang bernilai Rp 20.000, Rp 30.000 dan Rp 50.000. Dalam hal ini yang menjadi kendala adalah, jika terjadi perobekan tiket ganda. Tentunya kasir atas kelalaiannya harus menanggung biaya tiket yang telah ia robek dan terbawa oleh tamu atau hilang. Selain itu, pencatatan manual yang ditulis kedalam buku memakan waktu yang lama dan jika buku-buku laporan tersebut hilang, tidak akan ada lagi backupannya. Tiket yang sudah terjual dan dibawa oleh customer, jika tidak digunakan pada hari itu, dapat dipergunakan di kemudian hari. Sehingga jika terjadi kelalaian pada petugas caddy yang lupa untuk meminta tiket kepada customer sebelum mereka bermain golf, maka tiket tersebut dapat dipergunakan lagi oleh customer dikemudian hari, tentunya hal ini akan sangat membawa dampak yang besar terhadap perolehan laba perusahaan.

b. Kesempatan

Dari uraian permasalahan di atas, dimana sistem yang masih berjalan saat ini masih banyak kelemahan, oleh sebab itu, dalam kesempatan ini penulis mencoba memberikan penyelesaian terhadap masalah-masalah yang dihadapi dengan memberikan software yang berkaitan dengan aplikasi penjualan, diharapkan perubahan sistem ke arah komputerisasi ini dapat membawa pengaruh baik yang besar terhadap kinerja karyawan dan laba perusahaan tentunya.

c. Tujuan

Proyek akhir yang akan penulis garap ini bertujuan untuk membuat sebuah program atau aplikasi penjualan tunai dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 pada GDR Cilandak, Jakarta.

Keterlibatan personal

a. Analis Sistem

Dari permasalahan di atas terjadi banyak kelemahan atas penggunaan sistem pada GDRC, dikarenakan sistem yang berjalan saat ini masih terbilang manual, untuk itu diharapkan perubahan sistem menjadi terkomputerisasi dapat mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut.

b. Manajemen user

Dalam sistem yang digunakan perusahaan saat ini memiliki keterkaitan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya. Untuk penanganan transaksi penjualan akan melibatkan beberapa pihak diantaranya, kasir, petugas gudang bola, caddy dan pihak manajemen baik itu manager, kabag. Keuangan atau Kepala seksi tata usaha.

c. Manajemen sistem

Berkaitan dengan pengaturan atau perbaikan manajemen yang lama dengan perubahan sistem yang baru sehingga dapat mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada sebelumnya. Dengan adanya perubahan sistem secara komputerisasi, maka akan mengganti sistem yang lama secara tidak keseluruhan. Setiap transaksi penjualan akan diinput ke dalam komputer yang ada di kasir, sebagai bukti transaksi bagi customer, mereka akan menerima struk, dan struk tersebut yang akan digunakan penukaran bola di gudang bola. Struk tersebut yang akan menggantikan sistem tiket. Dari peniadaan sistem tiket tersebut dan sistem yang terkomputerisasi akan memberikan manfaat kepada perusahaan, diantaranya :

Tidak akan terjadi lagi perobekan tiket ganda yang dapat merugikan kasir ,karena struk menggantikan sistem tiket.

Mengefisiensikan kinerja kasir, data secara otomatis akan tersimpan dan backupannya dapat ditemukan jika suatu hari diperlukan.

Sistem struk tersebut hanya berlaku satu hari, sehingga struk tersebut tidak dapat dipergunakan di kemudian hari. Hal tersebut mencegah pemakaian struk berulang. Sehingga customer yang nakal tidak akan bisa berbuat curang lagi.

Fase 2

Menentukan kebutuhan informasi

a. Interview manajemen, operasi dan personal

Sejauh ini, penulis telah berupaya mengumpulkan informasi dengan melakukan interview dan obervasi langsung. Memang sebelumnya penulis pernah bekerja di perusahaan tersebut yang bertindak sebagai pihak manajemen bahkan pernah menduduki posisi kasir sehingga penulis tahu betul seluk-beluk yang terjadi pada perusahaan tersebut berkaitan dengan sistem dan kelemahan-kelemahannya.

b. Mengumulkan dokumen sistem / operasi

Penulis telah mengumpulkan dokumen-dokumen yang mendukung penulis untuk pembuatan Proyek Akhir ini, tentunya berkaitan dengan transaksi penjualan sewa bola yang ada di kasir, baik itu green atau bunker. Dokumen yang terkait diantaranya :

Jenis-jenis tiket

Rincian transaksi penjualan

Rincian penerimaan pro golf

Laporan transaksi penjualan

Laporan kas dan jasa pro golf

c. Menggunakan quesioner

Penulis tidak menggunakan questioner dalam hal pengumpulan data dan informasi, akan tetapi hanya melakukan interview, observasi dan berdasarkan pengalaman.

d. Mengamati sistem dan keterlibatan personal

Pengamatan sistem telah dilakukan selama penulis bekerja di Golf Driving Range Cilandak.

e. Mengunakan pertanyaan who, what, where, when, how, dan why

Tentunya kata tanya di atas diperlukan selama masa pengumpulan informasi seperti dalam interview.